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Améliorer sa productivité avec Gmail

8 Sep 2017

Ecrit par DigitAuxil

Je ne sais pas pour vous mais j’ai tendance à multiplier les outils pour améliorer ma productivité. Malheureusement certains ne communiquent pas bien entre-eux ou alors, lorsqu’ils communiquent, manquent de fonctionnalités. Bien sûr, on aimerait rester au plus près de ce que l’on connaît déjà, sans changer drastiquement nos habitudes.

La gestion de mes projets et tâches.

Si on observe notre activité, on s’aperçoit que le point de départ d’un projet est souvent un email. Ce dernier arrive dans notre outil de messagerie et à partir de là, nous organisons notre travail en tâches. Chacune d’elles a ses ressources, ses dépendances et ses contraintes temporelles.

Améliorer GSuite pour en faire un gestionnaire de projets

J’utilise depuis toujours l’outil GSuite de Google, la version payante de ce qui est communément appelé Gmail. Outre le Traitement de texte, le Tableur, le Slider et l’Agenda, j’utilise Keep : un outil de rappel. Dans les deux derniers outils, je mémorise ce que j’ai à faire et positionne des rappels pour ne pas oublier mes tâches qui sont souvent détaillées dans une feuille du tableur. Ce n’est pas idéal, vous en conviendrez. J’ai également essayé Trello mais je n’ai pas accroché car trop « éloigné » de mon centre névralgique qu’est la messagerie Gmail. Comme je ne m’avoue pas battu rapidement, j’ai continué à chercher et j’ai trouvé un super outil qui me va bien. Donc je suppose qu’il sera utile aux nombreux utilisateurs de Gsuite que je connais. Il s’agit du produit Yanado.

Pourquoi Yanado me convient-il parfaitement ?

A partir d’un message de Gmail je peux créer une tâche qui sera liée à ce message et qui sera positionnée dans une liste ( chez moi généralement une liste concerne un client mais ça pourrait être un projet ou autre chose). Tout en restant dans Gmail, cette action ouvre une fenêtre qui me permet de compléter la tâche (date de fin, création de sous-tâches …). Lorsque cette dernière est créée, elle possède l’état Ouvert mais par la suite vous pourrez lui attribuer un autre état : En cours ou Terminé. J’ai créé des états intermédiaires (En cours 10%, En cours 20% … En cours 90%) pour mémoriser exactement l’état d’avancement de ma tâche. Il existe une autre façon de faire mais mon forfait gratuit ne me permet pas de créer un champ personnalisé dans lequel je peux préciser l’état d’avancement de manière plus fine (11%, 25%, 88% …).

Détail tâche

Cette tâche sur laquelle j’ai positionné une date et une heure de fin va se placer dans mon agenda (ce n’est pas une obligation), à côté de mes autres événements. Un conseil : utilisez un agenda particulier de GSuite pour mémoriser ces tâches. En plus de la date de fin, je peux préciser une date et une heure de rappel qui s’affichera comme celles des événements, sous forme de pop-up ou d’email, ou encore via une application mobile.

Gestionnaire de projet Yanado

(source : Yanado)

Pour être sincère, toute cette intégration – email, agenda, rappel – me va bien. L’interaction va encore plus loin car la gestion des projets et des tâches se fait via une interface spécifique à Yanado qui est très simple à atteindre puisqu’il s’agit d’un simple bouton en haut de la liste des emails dans Gmail. A partir du message lui-même vous pouvez entrer dans l’administration de la tâche. Ce message est également repérable dans la liste des courriels par une icône spécifique à Yanado. Vous pouvez également voir le nombre de tâches dues dans la journée via un indicateur qui se trouve en haut de la fenêtre.

Interface Gmail-Yanado

Complétons le tableau avec la possibilité d’affecter des étiquettes et des commentaires à chaque tâche. De cette façon, je peux faire une recherche sur un sujet ou un client particulier.

Selon les versions de Yanado (Il en existe 4 dont une gratuite) vous pourrez travailler en équipe ou pas, ajouter des champs ou pas, …

Exemple d’utilisation

Je suis un pâtissier. Régulièrement mes clients me passent commande (gâteau anniversaire, pièce montée …). Chaque commande peut être considérée comme un projet avec des tâches ayant chacune des contraintes et séquencées selon un ordre précis.
Pour cette pièce montée que je dois livrer à une certaine date, je dois acheter de la matière première avant une certaine date, fabriquer les choux un jour précis avant le jour J et garnir chaque choux à J-1 ou J.
Si la commande me parvient par email, je devrais le transformer en tâche dans un projet avec une date de livraison (J) et des sous-tâches ayant chacune une date de fin prévue. Au fur et à mesure que les tâches sont réalisées, je les basculerais en Terminé.

Si ma femme, qui reçoit les appels téléphoniques, veut savoir si la commande est en cours ou terminée, il lui suffira, sur sa tablette de consulter la liste des projets. Elle pourra aussi ajouter de nouvelles commandes. Pour moi qui suis la cheville ouvrière, en regardant l’interface de planification, je peux savoir ce qu’il reste à faire et ce qui vient de rentrer.

Comme je suis est un peu tête en l’air, je m’appuierais sur les rappels pour ne pas oublier de réaliser une tâche.

Isn’t beautiful !

En conclusion … temporaire, je pense que Yanado est un très bon produit, intégré naturellement dans GSuite, que je vous invite à tester. La version gratuite peut être un bon point de départ. N’hésitez pas à m’appeler pour en savoir plus et me commander une prestation pour la mise en place du produit.

NB : au fur et à mesure que ma connaissance de ce produit évoluera, je mettrais à jour ce billet.

 

Sujet : Gmail

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